Privacybeleid

1. Inleiding en toepassingsgebied

Dit privacybeleid beschrijft hoe Sol og Strand Feriehusudlejning A/S (“Sol og Strand”, “wij”, “ons”, “onze”) persoonsgegevens verwerkt over bezoekers van www.sologstrand.dk, gasten die vakantiehuizen boeken en huren, zakenpartners en andere personen die met ons communiceren, deelnemen aan enquêtes of zich abonneren op onze nieuwsbrief. Het beleid legt uit welke informatie we verzamelen, voor welke doeleinden, op welke rechtsgrondslag, met wie we informatie delen, hoe lang we deze opslaan en welke rechten u hebt. U kunt op elk moment contact met ons opnemen als u vragen hebt.

Wanneer we de verwerking baseren op toestemming, is deze vrij gegeven, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig, zoals gedefinieerd in GDPR Artikel 4, nr. 11, en kan op elk moment worden ingetrokken zonder gevolgen voor de overeenkomst.

2. Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens

Sol og Strand Feriehusudlejning A/S is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens volgens dit beleid. U kunt contact met ons opnemen op het adres Ilsigvej 21, Hune, 9492 Blokhus, via e-mail data@sologstrand.dk of telefoon 99 44 44 44.

3. Categorieën van persoonsgegevens en situaties waarin we ze verwerken

3.1 Verwerking van informatie als gast

Wanneer u als gast een boeking maakt of een huur afrondt, verwerken we de volgende informatie:

  • naam, adres, e-mail, telefoonnummer, nationaliteit,
  • boeking- en reisinformatie,
  • betalings- en transactie-informatie,
  • IP-adres op het moment van boeking (voor fraudepreventie).

De verwerking vindt plaats om uw boeking en huurcontract uit te voeren, inclusief administratie van betaling en transacties.

Rechtsgrondslag:

  • Om het contract over uw verblijf na te komen volgens GDPR Art. 6(1)(b).
  • Verwerking van IP-adres voor fraudepreventie vindt plaats om ons en onze klanten te beschermen volgens GDPR Art. 6(1)(f) (legitieme belangen).
  • Verwerking voor boekhouding en belastingrapportage vindt plaats om wettelijke vereisten na te komen volgens GDPR Art. 6(1)(c).

Doorgeven aan servicepartners: In geval van schoonmaak of service tijdens het verblijf kunnen uw contactgegevens (naam en telefoonnummer) worden gedeeld met relevante zakenpartners om een goede en veilige werking, onderhoud en schoonmaak te garanderen. Deze verwerking maakt deel uit van de nakoming van het contract over uw verblijf volgens GDPR Art. 6(1)(b).

Klantenservice en follow-up: In verband met latere klantenservice kunnen we correspondentie, klachten en servicegeschiedenis verwerken om vragen en fouten af te handelen. De verwerking vindt plaats indien nodig om het contract na te komen of gebaseerd op legitieme belangen volgens GDPR Art. 6(1)(b) of (f).

3.2 Verwerking van informatie als gast

Wanneer de boeking wordt gemaakt door of via een bedrijf, verwerken we ook informatie over:

  • bedrijfsnaam, CVR-nummer, btw-nummer, EAN-nummer (voor facturering en rapportage),
  • werknemersnaam, functie en contactgegevens (bijv. e-mail en telefoonnummer) van de persoon die de boeking maakt of fungeert als contactpersoon.

De verwerking van deze informatie vindt plaats om de boeking en het huurcontract van het bedrijf uit te voeren en te beheren, inclusief het uitgeven van facturen en het nakomen van boekhoud- en belastingverplichtingen.

Rechtsgrondslag:

  • Verwerking noodzakelijk voor nakoming van contract volgens GDPR Art. 6(1)(b).
  • Verwerking noodzakelijk om wettelijke verplichtingen na te komen volgens GDPR Art. 6(1)(c).
  • In bepaalde gevallen kan verwerking gebaseerd zijn op legitieme belangen volgens GDPR Art. 6(1)(f), bijv. voor fraudepreventie of klantenservice.

3.4 Nieuwsbrief aan gasten

Wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrief, verwerken we uw e-mailadres en eventuele voorkeuren die u opgeeft. U kunt zich op elk moment uitschrijven via de uitschrijflink onderaan elke nieuwsbrief of door te schrijven naar data@sologstrand.dk. Uitschrijven beïnvloedt geen eerdere verzendingen maar stopt toekomstige.

Aan gasten: We sturen alleen marketing op basis van uw toestemming. Wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrief, verwerken we uitsluitend uw e-mailadres en eventuele voorkeuren die u opgeeft om u relevante aanbiedingen en informatie te sturen. De verwerking van deze gegevens vindt plaats om marketing, aanbiedingen en nieuwsbrieven te sturen. De verwerking is gebaseerd op uw toestemming volgens GDPR Art. 6(1)(a).

3.5 SMS – Communicatie

Om ervoor te zorgen dat uw verblijf zo probleemloos mogelijk verloopt, gebruiken we SMS om u belangrijke praktische informatie te sturen.

We gebruiken SMS als kanaal voor gasten. Doel en rechtsgrondslag hangen af van uw rol en het type bericht. Gasten ontvangen automatisch operationele SMS-berichten gerelateerd aan hun verblijf, terwijl marketing-SMS alleen wordt verzonden met aparte toestemming.

3.5.1. Operationele SMS aan gasten

Deze berichten worden automatisch naar gasten gestuurd in verband met hun verblijf en zijn noodzakelijk om uw verblijf veilig en soepel uit te voeren, en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Doel:

  • Verzenden van praktische informatie bij aankomst (bijv. toegangscodes, sleutelkastjes).
  • Bevestiging van aankomst evenals contactgegevens voor acute problemen tijdens het verblijf.
  • Doorsturen van kritieke, onvoorziene informatie die het verblijf beïnvloedt (bijv. pijpbreuk, storing in water/verwarming).
  • Opvolging van tevredenheid na inchecken (bijv. “Is alles in orde?”).

Verwerkte informatie:

  • Uw telefoonnummer en boekingsspecifieke communicatie.

Rechtsgrondslag:

  • Verwerking van deze gegevens vindt plaats om een veilig en soepel verblijf te garanderen door praktische informatie. De verwerking is noodzakelijk om ons contract over uw verblijf na te komen volgens GDPR Art. 6(1)(b).

3.5.3. Marketing-SMS (vereist toestemming)

Deze berichten zijn vrijwillig en bevatten aanbod- en nieuwsupdates.

Doel:

  • Om gepersonaliseerde aanbiedingen, nieuws en lidmaatschapsaanbiedingen te sturen, inclusief speciale voordelen als deel van "Sol og Strand PLUS".

Verwerkte informatie:

  • Uw telefoonnummer evenals eventuele communicatievoorkeuren. Verwerking van deze gegevens vindt plaats om marketing en aanbiedingen te sturen. De verwerking is gebaseerd op uw expliciete toestemming volgens GDPR Art. 6(1)(a).

Rechtsgrondslag:

  • Verzending van SMS-marketing vereist uw expliciete en aparte toestemming. We sturen dergelijke berichten niet zonder deze toestemming beforehand in te winnen. U ontvangt deze berichten alleen als u zich actief hebt aangemeld.

Uw rechten:

  • U kunt zich op elk moment uitschrijven voor marketing-SMS via de uitschrijflink in een bericht of door contact met ons op te nemen.
  • Uitschrijven beïnvloedt alleen marketing en sluit u niet uit van noodzakelijke, operationele berichten.
  • U hebt recht op inzage in de SMS-communicatie die we met u hebben gehad.

3.6. Enquêtes en feedback

Alle enquêtes zijn vrijwillig en kunnen alleen worden ingevuld op eigen keuze. Uw feedback wordt maximaal 5 jaar opgeslagen als documentatie voor ons kwaliteitswerk. U kunt altijd vragen om de feedback te zien die u ons hebt gegeven.

3.6.1. Feedback van gasten

Na uw verblijf kunt u als gast een enquête ontvangen om feedback te geven op uw ervaring. Deelname aan de enquête is volledig vrijwillig, en u kiest of u deze invult.

  • Doel: Het doel is om de algehele gastervaring te verbeteren en onze vakantiehuizen te kwaliteitsborg. Op basis van uw feedback hebt u de optie om te kiezen of een positieve opmerking geanonimiseerd op onze website als recensie kan worden gepubliceerd.
  • Welke informatie verwerken we? We verwerken de antwoorden die u vrijwillig geeft. Dit omvat uw beoordeling van het vakantiehuis, schoonmaak, service en uw algemene tevredenheid.
  • Rechtsgrondslag: Verwerking van deze gegevens vindt plaats om onze service en kwaliteit te verbeteren (vrijwillige deelname). De verwerking is gebaseerd op legitieme belangen volgens GDPR Art. 6(1)(f). Publicatie van opmerking vindt alleen plaats op basis van uw expliciete toestemming volgens GDPR Art. 6(1)(a).
  • Verzending: De enquête wordt verzonden via onze gegevensverwerker, die de technische verzending en ontvangst van antwoorden afhandelt. De gegevensverwerker heeft alleen toegang tot de informatie die nodig is om de dienst te leveren en mag de informatie niet voor eigen doeleinden gebruiken.

Gemeenschappelijk voor alle enquêtes Uw feedback wordt maximaal 5 jaar opgeslagen als documentatie voor ons kwaliteitswerk. U kunt altijd vragen om de feedback te zien die u ons hebt gegeven.

3.7. Sociale media

Wanneer u de profielen van Sol og Strand op sociale media bezoekt (inclusief Facebook, Instagram, Pinterest en Google My Business), kunnen we de persoonsgegevens verwerken die u beschikbaar hebt gemaakt via uw instellingen op het relevante platform, zoals uw reacties op onze posts, delingen, opmerkingen of berichten aan ons.

Doel: De verwerking vindt plaats om Sol og Strand te marketen, te communiceren met gebruikers, vragen te beantwoorden, wedstrijden te beheren en het engagement van gebruikers met onze inhoud te begrijpen.

Rechtsgrondslag: De verwerking is gebaseerd op ons legitieme belang bij het marketen van Sol og Strand en het interageren met gebruikers op de platforms waar ze ervoor kiezen ons te volgen, volgens GDPR Art. 6(1)(f).

Gezamenlijke gegevensverantwoordelijkheid: Sol og Strand en het relevante sociale mediaplatform worden in bepaalde gevallen beschouwd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor de verwerking van uw informatie in verband met bezoeken aan onze profielen. Dit geldt onder andere voor Facebook en Instagram, waar de verdeling van verantwoordelijkheid is vastgelegd in Facebook's “Page Insights Controller Addendum”.

Wanneer de genoemde platforms uw informatie gebruiken voor hun eigen doeleinden, bijv. om hun advertentiesystemen te verbeteren, gebeurt dit als onderdeel van hun eigen rol als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken. U kunt meer lezen in hun respectievelijke privacybeleiden:

4. Doeleinden en rechtsgrondslag

De volgende tabel geeft een overzicht van waarom we uw gegevens verwerken en op welke rechtsgrondslag.

Verwerkingsactiviteit

Hoofddoel

Rechtsgrondslag (volgens GDPR)

Uitvoering van boeking/huurcontract

Om het vakantiehuisverblijf te bieden

GDPR Art. 6(1)(b): Nakoming van contract

Boekhouding en belastingrapportage

Om wettelijke vereisten na te komen

GDPR Art. 6(1)(c): Nakoming van wettelijke verantwoordelijkheid

Fraudepreventie (IP-logging)

Om ons en onze klanten te beschermen tegen fraude

GDPR Art. 6(1)(f): Legitieme belangen

Klantenservice en klachten

Om vragen en fouten af te handelen

GDPR Art. 6(1)(b/f): Contract/Legitieme belangen

Feedback-enquêtes

Om onze service en kwaliteit te verbeteren. (Vrijwillige deelname)

GDPR Art. 6(1)(f): Legitieme belangen

Marketing aan gasten

Om aanbiedingen en nieuwsbrieven te sturen

GDPR Art. 6(1)(a): Toestemming

Analyse op de website

Om gebruikspatronen te begrijpen en de site te verbeteren

GDPR Art. 6(1)(a): Toestemming

5. Profilering, geautomatiseerde beslissingen en bezwaar tegen marketing

We gebruiken analyses van uw gedrag op onze websites en in e-mails om inhoud en advertenties aan te passen zodat u relevantere aanbiedingen ziet. Dit is profilering in de zin van GDPR, maar het leidt niet tot geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of een vergelijkbaar significant effect op u hebben.

Profilering omvat alleen analyse van gedrag voor marketingdoeleinden en geeft u recht op menselijke interventie indien nodig, volgens Artikel 22(3).

Profilering voor marketing vindt alleen plaats als u toestemming hebt gegeven voor de relevante cookies of voor het ontvangen van e-mails. U hebt het recht om op elk moment en zonder reden bezwaar te maken tegen het gebruik van uw informatie voor directe marketing, inclusief profilering voor dit doel. U oefent dit recht uit door de uitschrijflink in elke nieuwsbrief te gebruiken, uw cookievoorkeuren te wijzigen in de toestemmingsbanner, of door te schrijven naar data@sologstrand.dk.

6. Ontvangers en categorieën van ontvangers

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk en relevant is in relatie tot de genoemde doeleinden. Onze boekhouding, auditor en relevante overheidsinstanties, inclusief de Belastingdienst, ontvangen informatie in de mate die wettelijk vereist is. Tryg Insurance ontvangt als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke noodzakelijke informatie als Tryghedspakker of relevante verzekeringsproducten worden gekozen. Servicepartners zoals schoonmaak, ambachtslieden en sleuteluitgifte ontvangen praktische informatie die nodig is voor schoonmaak, onderhoud en toegang tot vakantiehuizen.

Gegevensverwerkers die analyse, enquêtes en marketingautomatisering bieden, verwerken informatie namens ons volgens instructies en mogen deze niet voor eigen doeleinden gebruiken. Met alle gegevensverwerkers hebben we gegevensverwerkings-overeenkomsten gesloten die veiligheid, vertrouwelijkheid en onze instructierecht vaststellen.

In verband met schoonmaak van vakantiehuizen na het verblijf van gasten gebruiken we Mobaro, een digitaal systeem en app die planning en kwaliteitsborging van schoonmaak en onderhoud ondersteunt. In dit verband wordt noodzakelijke informatie over het adres van het vakantiehuis gedeeld met Mobaro. De informatie wordt uitsluitend gebruikt voor coördinatie van schoonmaaktaken en kwaliteitsborging in relatie tot het specifieke vakantiehuis en wordt verwijderd wanneer het doel is bereikt.

In geval van schademeldingen of gevallen die verzekeringsafhandeling betreffen, sturen we het polisnummer evenals eventueel naam, telefoonnummer en e-mail door naar Tryg Insurance als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke.

In gevallen waarin ambachtslieden, schoonmaakpersoneel of andere dienstverleners worden gebruikt in verband met exploitatie, onderhoud of service – namens een gast – worden noodzakelijke contactgegevens zoals naam, telefoonnummer en eventueel e-mail gedeeld met de relevante zakenpartner. Het delen vindt alleen plaats wanneer dit noodzakelijk is om de relevante taak op verantwoorde wijze uit te voeren.

Wanneer u bijv. via een link van ons ons en onze diensten beoordeelt op TrustPilot, wordt informatie over uw naam en klantnummer doorgestuurd naar TrustPilot om uw klantrelatie bij ons te verifiëren. Wanneer u in ons gastenboek schrijft, kunt u actief kiezen dat uw naam op de website mag worden gepubliceerd.

Deze bedrijven fungeren als gegevensverwerkers onder onze instructies en mogen de informatie niet gebruiken voor andere doeleinden dan het leveren van hun diensten aan ons.
We hebben schriftelijke gegevensverwerkings-overeenkomsten gesloten met alle gegevensverwerkers die eisen stellen aan vertrouwelijkheid, veiligheid en doelbeperking.

7. Opslag en verwijdering

We slaan persoonsgegevens alleen op zolang als nodig voor de doeleinden of om wettelijke vereisten na te komen. Informatie van boekingen en voltooide huren wordt in principe vijf jaar opgeslagen na het einde van het kalenderjaar waarin het verblijf is voltooid, met het oog op boekhoudverplichtingen en verjarings- en verjaringsregels. Boekhoudmateriaal wordt vijf jaar opgeslagen vanaf het einde van het boekjaar waarop het betrekking heeft, volgens de boekhoudwet. Nieuwsbriefgegevens worden verwerkt totdat u zich uitschrijft via de uitschrijflink of de toestemming op een andere manier intrekt.

Wanneer de opslagperiode is verstreken, worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd tenzij wettelijke vereisten voortgezette opslag dicteren. U kunt op elk moment verwijdering aanvragen tenzij toepasselijke wetgeving dit verhindert.

8. Verplichting om informatie te verstrekken en gevolgen van nalaten

Wanneer informatie noodzakelijk is om een overeenkomst aan te gaan of na te komen, bijvoorbeeld in verband met een boeking, kunnen we de dienst niet leveren als de informatie niet wordt verstrekt. Informatie die wettelijk vereist is, moet worden verstrekt om ons in staat te stellen onze wettelijke verplichtingen na te komen.

9. Uw rechten

U hebt recht op inzage in de persoonsgegevens die we over u verwerken, en u kunt een kopie krijgen. U kunt eisen dat onjuiste informatie wordt gecorrigeerd. U kunt in speciale gevallen informatie laten verwijderen vóór onze algemene verwijderingstermijnen. U kunt in bepaalde gevallen de verwerking laten beperken zodat de informatie alleen wordt opgeslagen. U kunt bezwaar maken tegen verwerking gebaseerd op onze legitieme belangen, en u kunt op elk moment en zonder reden bezwaar maken tegen directe marketing, inclusief profilering voor dit doel. U kunt gegevensportabiliteit aanvragen voor informatie die u zelf hebt verstrekt, en die we verwerken op basis van toestemming of contract, en die automatisch wordt verwerkt. Als de verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken via de uitschrijflink in nieuwsbrieven of door contact met ons op te nemen. Intrekking beïnvloedt niet de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking. Wanneer u uw rechten uitoefent, kunnen we u vragen uw identiteit te documenteren om te zorgen dat informatie niet aan onbevoegden wordt verstrekt. Aanvragen worden gestuurd naar data@sologstrand.dk, en we reageren in principe binnen 30 dagen.

10. Gegevensbeveiliging

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen die persoonsgegevens beschermen tegen accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang. We implementeren gegevensbescherming door technologieontwerp en standaard (gegevensbescherming by design and by default), inclusief dataminimalisatie en pseudonimisering, volgens Artikel 25.

Toegang is beperkt tot medewerkers en zakenpartners met een relevante behoefte en wordt gereguleerd door vertrouwelijkheidsverplichtingen. We beoordelen voortdurend ons beveiligingsniveau en processen.

11. Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Als u het niet eens bent met onze verwerking van uw persoonsgegevens, moedigen we u aan om eerst contact met ons op te nemen zodat we kunnen proberen een oplossing te vinden. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Borgergade 28, 5e verdieping, 1300 Kopenhagen K, e-mail dt@datatilsynet.dk, telefoon 33 19 32 00.

12. Versies

Deze versie is bijgewerkt op 5 november 2025.